Jabatan Pendidikan Tinggi (JPT), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) telah menyediakan dokumen Tadbir Urus Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia (DP KPM) untuk dijadikan sebagai rujukan dan panduan berhubung tatacara pengurusan geran penyelidikan di bawah seliaan Jabatan Pendidikan Tinggi (JPT), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

Sebagai makluman YBhg. Datuk/ Dato’/ Prof./ Dr. juga, dokumen tadbir urus ini perlulah dirujuk bersekali dengan Garis Panduan Skim  Geran Penyelidikan JPT. Dokumen tadbir urus ini menerangkan secara jelas mengenai perkara-perkara seperti berikut:

3.1. Pengurusan Projek Penyelidikan
3.2. Pengurusan Kewangan dan Perolehan
3.3. Pemantauan Projek Penyelidikan
3.4. Peranan dan Tanggungjawab
3.5. Integriti dan Etika Penyelidikan

Taklimat mengenai penggunaan Dokumen Tadbir Urus DP KPM Edisi Kedua ini telah diberikan kepada semua Timbalan Dekan (Penyelidikan & Inovasi), Urusetia Penyelidikan PTj dan wakil Zon Kewangan PTj pada 7 Februari 2020. Beberapa perkara penting yang perlu diberi perhatian oleh YBhg. Datuk/ Dato’/ Prof./ Dr. berkenaan pindaan perkara utama dalam dokumen tadbir urus ini adalah seperti berikut:

4.1. Penggunaan peruntukan bagi tuntutan perbelanjaan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh tamat projek adalah tidak dibenarkan. Walau bagaimanapun, pengecualian khusus diberi kepada projek-projek penyelidikan yang akan tamat sebelum atau pada 31 Mac 2020. Projek-projek penyelidikan yang terlibat boleh memohon pelanjutan tempoh projek maksimum tiga (3) bulan untuk menyelesaikan tuntutan yang berkaitan. 

4.2. Tempoh lantikan Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA) atau pelajar yang dikira sebagai KPI modal insan geran adalah ditetapkan minimum dua belas (12) bulan. Ini berkuatkuasa bagi projek-projek penyelidikan yang diluluskan pada tahun 2018 dan ke atas.

4.3. Artikel dalam jurnal terindeks yang dikira sebagai KPI penerbitan geran perlu berstatus ‘published’ atau sekurang-kurangnya telah mempunyai DOI adalah berkuatkuasa bagi semua projek penyelidikan yang sedang berjalan (on-going). 

4.4. Pembelian atau perolehan aset, bekalan dan perkhidmatan hanya dibenarkan sekiranya telah diluluskan dan dinyatakan dalam proposal yang diluluskan. Walau bagaimanapun, pembelian aset tidak dibenarkan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh tamat asal projek. Pindah peruntukan ke institusi lain untuk pembelian aset adalah tidak dibenarkan.

4.5. Tidak dibenarkan menggunakan peruntukan melebihi kelulusan setiap vot. Perbelanjaan hanya oleh dibuat setelah pindah vot diluluskan RMC/JPT. Pindah peruntukan hanya dibenarkan sekali setahun bagi setiap projek dan pindah peruntukan yang dibenarkan adalah tidak melebihi 50% dari jumlah kelulusan asal setiap vot.

4.6. Penambahan perkara baharu sebelum pindaan proposal disahkan oleh RMC/JPT adalah tidak dibenarkan. 

Melalui dokumen Tadbir Urus Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia (DP KPM) Edisi Kedua ini, pihak CRIM berharap agar pengurusan geran penyelidikan DP KPM dapat dilaksanakan secara lebih teratur dan berkesan serta mematuhi prosedur dan pekeliling yang telah ditetapkan oleh JPT, KPM dan juga UKM. Penggunaan Tadbir Urus Dana Penyelidikan Kementerian Pendidikan Malaysia (DP KPM) Edisi Kedua ini di peringkat UKM adalah berkuatkuasa mulai 24 Februari 2020.

Kerjasama dan perhatian YBhg. Datuk/ Dato’/ Prof./ Dr. dalam memaklumkan perkara ini dan mengadakan sesi penerangan kepada semua penyelidik di PTj masing-masing amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.